DATEV Digitale Kanzlei 2024

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 01.01.2023

31. Januar 2023

Lesedauer: 3 Minuten

Sehr geehrte Damen und Herren,

alle Arbeitgeber sind ab dem 01.01.2023 verpflichtet am Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) teilzunehmen. Das bedeutet, dass krankgeschriebene Arbeitnehmer, die gesetzlich versichert sind, ihrem Arbeitgeber dann keine AU-Bescheinigung auf Papier mehr vorlegen müssen/können.

Vor diesem Hintergrund wird sich auch unser Prozess an die gesetzlichen Neuerungen anpassen müssen.

Grundsätzlich ist zunächst zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber am sog. Umlageverfahren (U1 Umlage) verpflichtend teilnehmen muss:

Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen.

Arbeitgeber, die an der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1 Umlage) teilnehmen müssen, zahlen eine monatliche Umlage an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers. Im Gegenzug erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber bei Erkrankung des Arbeitnehmers einen prozentualen Anteil des fortgezahlten Arbeitsentgelts. Weitergehende Details der Entgeltfortzahlungsversicherung sind im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt.

Notwendige Anpassung der zukünftigen Prozesse

Arbeitgeber, die am Umlageverfahren teilnehmen

Arbeitgeber, die am Umlageverfahren (U1) teilnehmen, müssen uns weiterhin die Informationen über die Krankmeldungen Ihrer Arbeitnehmer unverzüglich zukommen lassen, damit wir den Abruf bei der Krankenkasse anstoßen können.

Da die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nunmehr nicht mehr eingereicht werden kann, haben wir für Sie ein ausfüllbares PDF-Dokument erstellt, das alle erforderlichen Angaben zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) beinhaltet.

Um eine strukturierte Bearbeitung für Sie vorzunehmen, bitten wir Sie, zukünftig das in der Anlage beigefügte PDF-Dokument ausschließlich zu verwenden.

Nachfolgend fassen wir den neuen Prozess kurz zusammen:

Wenn wir von Ihnen das ausgefüllte PDF-Dokument über die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers erhalten haben, fordern wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an.

Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Dies dauert in der Verarbeitung mindestens 24 Stunden.

Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung bzw. beim Erstattungsantrag der U1. Sollten die  elektronischen Daten nach 14 Tagen noch nicht vorliegen, kann der Arbeitnehmer von seinem Arzt eine „Störfallbescheinigung“ ausstellen lassen.
Das Verfahren gilt auch für Minjobs und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigen wir ab sofort immer die Angabe zur gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.

Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:

  • Privat versicherte Beschäftigte,
  • AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
  • sonstige AU-Bescheinigungen – wie von Privatärzten, bei „Kind krank“, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot

In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.

Bitte beachten Sie, dass, bevor diese Daten nicht vollständig vorliegen, der Antrag auf Erstattung nach Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) nicht bearbeitet werden kann.

Grundsätzlich ist zudem zu beachten, dass das Gesetz grundsätzlich eine Attest Pflicht Ihres Arbeitnehmers ab dem vierten Tag vorsieht. Dies ist auch die programmseitige Standardeinstellung. Bei Abruf der eAU bzw. Beantragung der Umlage ist allerdings zu beachten, dass individuelle Vertragsgestaltungen mit Ihrem Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Haben Sie in Ihren Arbeitsverträgen vorgesehen, dass Ihre Arbeitnehmer zum Bespiel bereits ab dem dritten Tag der Krankheit ein ärztliches Attest vorlegen müssen, muss dies beim Erstattungsantrag/Abruf der eAU beachtet werden.

Wir gehen derzeit davon aus, dass Sie in diesem Fall für den dritten Tag der Krankheit die Erstattung der Umlage nur erhalten, wenn tatsächlich ein ärztliches Attest Ihres Arbeitnehmers ab diesem Tag elektronisch vorliegt – hier liegen jedoch derzeit keine Erfahrungswerte vor. Daher müssen Sie uns bitte diese Daten (leider) ebenfalls angeben, damit wir einen korrekten Abruf der eAU bzw. der Erstattung der Umlage gewährleisten können. 

Arbeitgeber, die nicht am Umlageverfahren teilnehmen

Sollten Sie als Arbeitgeber nicht am Umlageverfahren (U1) teilnehmen, so erhalten Sie zwar keine prozentuale Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgelts von der Krankenkasse, dennoch stellt sich für Sie die Frage, wie Sie die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von der Krankenkasse abrufen können, damit Sie die Krankmeldung Ihrer Arbeitnehmer verifizieren können.

Grundsätzlich gibt es hierfür zwei Möglichkeiten:

1. Abruf über sv.net

sv.net steht für „Sozialversicherung im Internet“ und ermöglicht das unkomplizierte Erstellen und die verschlüsselte elektronische Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweisen etc.

sv.net kann sowohl als Programm lokal installiert werden als auch als Browseranwendung genutzt werden.

Die Registrierung für sv.net können Sie unter dem nachfolgenden Link durchführen:

sv.net/standard (gkvnet-ag.de)

2. Abruf über die DATEV Plattform (DATEV Unternehmen Online)

Über ein sicheres Authentifizierungsmedium (Smartphone oder USB-Stick) können künftig die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausschließlich in der Browseranwendung abgerufen werden. Die Anwendung soll laut Information der DATEV Ende Januar freigeschaltet werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung von DATEV Unternehmen Online – sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an.

Fazit: Wie Sie den vorstehenden Prozess entnehmen können, hat der Gesetzgeber eher zugunsten der Krankenkasse digitalisiert und die Chance verpasst auch die Arbeitgeber zu entlasten. Es bleibt zu hoffen, dass der Prozess künftig arbeitgeberfreundlicher verbessert wird. 

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir freuen uns auf die weitere gemeinsame Zusammenarbeit!

Ihr Kanzleiteam

Klinkenberg & Kloubert

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Thematik haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.

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