Existenzgründung –
Gründung einer Kapitalgesellschaft (am Beispiel einer GmbH)

Wir liefern Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Existenzgruendung Für Kapitalgesellschaften

Vorwort zur Gründung einer Kapitalgesellschaft

Im Rahmen Ihrer ersten Planungen zur Gründung eines neuen Unternehmens / Start-Ups ist Ihnen sicherlich oft der Begriff der Kapitalgesellschaft – insbesondere der GmbH – begegnet. Doch wie definiert sich überhaupt eine Kapitalgesellschaft? Was sind Ihre allgemeinen und steuerlichen Stärken und Schwächen und wie kann ich konkret eine GmbH gründen?

Wir möchten Ihnen in diesem Artikel diese und weitere Fragen beantworten, sodass Sie sich einen guten Überblick über die komplexe Fragestellungen zur Gründung einer GmbH bekommen und wir Ihnen damit auch Ihre Entscheidungsfindung hinsichtlich der bestmöglichen Rechtsformwahl für Ihr Unternehmen erleichtern können.

Definition Ablauf Besonderheiten Vor- und Nachteile Fazit

Definition der Kapitalgesellschaft

Bei der Kapitalgesellschaft handelt es sich theoretisch formuliert um eine auf einem Gesellschaftsvertrag beruhende Körperschaft des privaten Rechts, welche zumeist auch als juristische Person bezeichnet wird. Neben der klassischen GmbH – welche wir in unserem Artikel näher beleuchten möchten – gibt es noch weitere Kapitalgesellschaften in Form einer AG (Aktiengesellschaft), einer KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien) sowie einer UG (Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt), welche eine Unterform der GmbH darstellt.

Anteilseigner einer solchen Kapitalgesellschaft können sowohl eine Person wie auch eine Vielzahl von Personen sein. Da Kapitalgesellschaften stets als Handelsgesellschaften definiert werden, erzielen diese auch steuerlich Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Weitere Merkmale sind insbesondere:

Als juristische Person besitzen sie Rechts- und Parteifähigkeit.
Grundsätzlich besteht keine unmittelbare Haftung der Mitglieder gegenüber Gesellschaftsgläubigern (Ausnahme: sog. eingeschränkte Durchgriffshaftung), aber volle Haftung der Gesellschaft mit Ihrem Gesellschaftsvermögen (sog. Trennungsprinzip). Hierzu werden wir näher in den Vor-und Nachteilen einer GmbH eingehen.
Vertretung und Geschäftsführung sowohl von Gesellschaftern als auch durch Nichtgesellschafter (sog. Fremdorganschaft) möglich.
Mehraktiger Gründungsvorgang. Hierzu werden wir näher in der Gründung einer GmbH eingehen.
Es bestehen Aufbringungs- und Erhaltungsvorschriften für das Stamm- oder Grundkapital.

Tipp: Um formale Fehler bei der Wahl des Firmennamens und damit auch Mehrkosten und Verzögerungen zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit seinen Wunschnamen bei der zuständigen IHK prüfen zu lassen!

Ablauf der Gründung einer GmbH

Wir möchten nunmehr den theoretischen Teil der Kapitalgesellschaft verlassen und uns mit dem praktischen Vorgehen der Gründung einer GmbH beschäftigen. Nachdem Sie nach eingehender Prüfung und Abwägung zusammen mit uns beschlossen haben, dass die GmbH als Rechtsform perfekt zu Ihrem neuen Unternehmen passt, stellt sich für viele die Frage wie es dann konkret weitergeht.

Vorherige Überlegungen

Bevor wir zusammen mit Ihnen die formellen Voraussetzungen der Gründung bestimmen, sollten sie sich vorab folgende interne Fragen stellen:

Haben wir das nötige Stammkapital von 25.000€ (bzw. 12.500€) zusammen?
Wer soll Gesellschafter der GmbH und wer Geschäftsführer werden?
Soll für den Gesellschaftsvertrag eine individuelle Satzung erstellt werden oder ein standardisiertes Musterprotokoll?
Wie soll mein zukünftiges Unternehmen heißen (Stichwort Firmenname) und welchen Unternehmensgegenstand verfolgt mein Unternehmen?

Tipp: Um formale Fehler bei der Wahl des Firmennamens und damit auch Mehrkosten und Verzögerungen zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit seinen Wunschnahmen bei der zuständigen IHK prüfen zu lassen!

Sobald man diese Hürden genommen hat steht wiederum der finanzielle Aspekt im Vordergrund. Denn um überhaupt eine GmbH gründen zu können müssen Sie das nötige Stammkapital von grundsätzlich 25.000€ zur Verfügung haben. Entsprechend der vorab verteilten Gesellschaftsanteile muss jeweils eine Einzahlung der Stammeinlage des jeweiligen Gesellschafters bei der Bank in bar erfolgen. In diesem Zusammenhang gibt es auch die Möglichkeit einer sog. Sachgründung, welche jedoch deutlich komplizierter als die dargelegte Bargründung abläuft und in unserem grundsätzlichen Artikel zur Gründung einer Kapitalgesellschaft nicht näher beleuchtet werden soll.

Es kann natürlich durchaus vorkommen, dass vor allem junge Start-Up Unternehmen nicht sofort über einen derartig hohen Geldbetrag verfügen können. Dann gibt es die Möglichkeit die GmbH auch mit der Hälfte des Mindeststammkapitals – demnach 12.500€ – zu gründen. In diesem Fall schulden dann die Gesellschafter der Gesellschaft Ihre jeweilige ausstehende Stammeinlage so lange, bis das gesamte Stammkapital aufgebracht und eingezahlt wurde. Was diese Gestaltung für Auswirkungen auf Ihre persönliche Haftung hat möchten wir Ihnen unter dem Punkt Vor-und Nachteile erläutern.

In diesem Schritt stellt sich die Frage, ob Sie für Ihre Gründung auf ein standardisiertes Gründungsformular (sog. Musterprotokoll) oder einen selbst gestalteten Gesellschaftsvertrag (auch Satzung genannt) nutzen möchten. Diese Überlegung hängt vor allem mit Ihrem individuellen Sachverhalt (mehrere Gesellschafter bzw. Geschäftsführer, Planung abweichender Regelungen zum GmbH – Gesetz z.B. zur Gewinnverteilung oder Anteilsverkäufen?) ab.

Im Rahmen unserer steuerlichen Begleitung Ihrer Gründung werden wir Sie auf Vor-und Nachteile einer individuellen Vereinbarung hinweisen. Da wir nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz keine rechtliche Beratung vornehmen dürfen, bedarf der Aufsetzung eines individuellen Gesellschaftsvertrag der Prüfung eines Rechtsanwalts oder Notars. Gerne können wir Ihnen einen Kontakt für einen reibungslosen Ablauf herstellen.

In diesem Schritt werden alle Gründungsdokumente (z.B. Gesellschaftsvertrag etc.) beurkundet und die Anmeldung zum Handelsregister vorbereitet. Um die Gründungsphase zeitlich möglichst kurz zu halten sollte direkt nach der Beurkundung auch das Geschäftskonto der GmbH eröffnet werden. In dem dazu angesetzten Banktermin hat dann die Einzahlung des jeweiligen Stammkapitals in bar zu erfolgen. Sie müssen im Anschluss den dann ausgehändigten Einzahlungsbeleg zeitnah an Ihr Notariat übersenden, sodass im Anschluss die Handelsregistereintragung erfolgen kann.

Diese Eintragung erfolgt grundsätzlich wenige Wochen nachdem der Notar alle benötigen Unterlagen von Ihnen erhalten hat. Der Eintragung Ihrer GmbH wird dann veröffentlicht und Sie erhalten eine Bestätigung per Post. Wir möchten Sie in diesem Zusammenhang bereits auf die zu Zeit häufig vorkommende Betrugsmasche bei Handelsregister-Rechnung hinweisen. Die Betrüger versenden imitierte Rechnungen von der Justizkasse für die Eintragung in das Handelsregister. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Sie eine solche Rechnung erhalten haben, kontaktieren Sie z.B. den mit Ihrer Gründung beauftragten Notar oder die Justizkasse.

Wichtig: Wie Sie bereits gemerkt haben ist eine zeitnahe Abwicklung der Gründung von hoher Bedeutung. Doch warum ist das so?

Dies liegt daran, dass bei der GmbH-Gründung 3 Gründungsphasen zu unterscheiden sind.

Die 3 Gründungsphasen

Vom ersten Entschluss zur Gründung bis zum Abschluss des notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrages liegt eine sog. Vorgründungsgesellschaft vor. Diese hat insbesondere folgende Merkmale:

Gesellschaftsrechtlich handelt es sich um eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) bzw. um eine oHG (offene Handelsgesellschaft), falls schon mit Vorbereitungshandlungen begonnen wurde.
Während dieser Phase haften die Inhaber bzw. Gesellschafter des Unternehmens in vollem Umfang!
Einzahlungen auf ein Konto dieser Vorgründungsgesellschaft gelten nicht als Einzahlung des Stammkapitals der späteren GmbH.

Diese Gesellschaft entsteht mit notarieller Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und dauert bis zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister an. Diese hat insbesondere folgende Merkmale:

Ist bereits unbeschränkt handlungsfähig und kann Träger von Rechten und Pflichten sein (z.B. Eigentümerin von Gütern etc.).
Im Firmennamen muss der Zusatz „in Gründung“ oder „i.G.“ aufgenommen werden.
Für diese gelten bereits die Regelungen zur Buchführungspflicht, Prokura etc.
Die Geschäftsführer haften bis zur Eintragung ins Handelsregister etwaigen Gläubigern persönlich und solidarisch.

Mit Eintragung in das Handelsregister geht die Vor-GmbH rechtlich in der GmbH auf. Für diese gelten dann die o.a. Grundsätze.
Umso schneller Sie also von einer Vorgründungsgesellschaft zu einer GmbH gelangen, umso schneller reduziert sich damit Ihr persönliches Haftungsrisiko in dieser Zeit.
Wir als Kanzleiteam von Klinkenberg & Kloubert nehmen Sie daher vom ersten Tag „an die Hand“ um Ihnen einen solchen reibungslosen Ablauf zu garantieren und Ihr Risiko auf ein Minimum zu reduzieren.

Gewerbeanmeldung

Ihre GmbH muss zudem bei dem örtlich zuständigen Gewerbeamt durch ein Formular angemeldet werden. Diese Anmeldung kann zudem erst vorgenommen werden, wenn Sie über eine Registernummer durch die Eintragung im Handelsregister verfügen.

Steuerliche Erfassung

Neben der Gewerbeanmeldung müssen Sie die Gründung Ihrer GmbH auch dem Finanzamt anzeigen. Dies wird durch einen sog. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vorgenommen. Selbstverständlich werden wir für Sie in enger Absprache mit Ihnen diesen Fragebogen für das Finanzamt vorbereiten. Sie finden diesen Fragebogen zudem auf unsere Homepage unter folgenden Link:

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Kapitalgesellschaften

Nähere Ausführungen hierzu werden wir unter dem Punkt steuerliche Besonderheiten vornehmen.

Steuerliche Besonderheiten

Besteuerung der GmbH

Die GmbH unterliegt als Kapitalgesellschaft der Körperschafsteuerpflicht sowie der Gewerbesteuerpflicht. Die Höhe der Körperschaftsteuer beträgt 15%. Die Höhe der Gewerbesteuer hängt vom dem Hebesatz der Gemeinde ab, in der Ihre GmbH Ihren Sitz hat.

Die Höhe der Körperschaftsteuer sowie der Gewerbesteuer hängen von dem erzielten Gewinn der GmbH ab, welche zwingend durch einen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) ermittelt werden muss.

Sobald die Höhe des Gewinns feststeht, müssen Sie überlegen, wie dieser Gewinn verwendet werden soll. Dies wird in einem sog. Gewinnverwendungsbeschluss in einer Gesellschafterversammlung festgelegt. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Einstellung in eine Gewinnrücklage
Gewinnvortrag in das nächste Jahr
Offene Gewinnausschüttung

In diesem Zusammenhang müssen Sie auch überlegen, wie Sie als Gesellschafter Ihren persönlichen Lebensunterhalt bestreiten können. Da die GmbH ein eigenes Rechtssubjekt darstellt, stellt sich für Sie die konkrete Frage, wie Sie das erwirtschaftete Geld aus der GmbH bekommen, um damit Ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Dies sollte auch im Hinblick auf die Gewinnverwendung betrachtet werden.

Offene Gewinnausschüttung

Die erwirtschafteten Gewinne werden nach einem Steuerabzug an die jeweiligen Gesellschafter verteilt. Diese Gewinnausschüttung unterliegt der Kapitalertragsteuer (25%) sowie dem Solidaritätszuschlag und ggf. der Kirchensteuer, sodass man auf eine kumulierte Steuerbelastung von 28,625% kommt.

Diese Kapitalertragsteuer muss von der GmbH einbehalten und im Rahmen einer sog. Kapitalertragsteueranmeldung an das Finanzamt abgeführt werden. Auf Ebene der Gesellschafter kann u.U. eine andere Versteuerung dieser Gewinne (Stichwort Teileinkünfteverfahren) steuerlich vorteilhafter sein. Gerne beraten wir Sie – neben der Fertigstellung etwaiger Anmeldungen für das Finanzamt – in Ihrem persönlich gelagerten Fall und fertigen Vergleichsrechnungen etc. an, damit wir für Sie eine möglichst geringe Steuerbelastung erreichen können.

Sofern Sie keine Gewinnausschüttungen beschließen, aber dennoch Ihren Lebensunterhalt bestreiten müssen, können Sie sich als Geschäftsführer bei der GmbH anstellen lassen. Sie erhalten dann für Ihre Tätigkeit ein Geschäftsführer-Gehalt, welches der normalen Lohnsteuer unterliegt. Das Gehalt wird dann entsprechend gewinnmindernd bei der GmbH berücksichtigt.

Zudem ist zu klären, ob Sie mit Ihrer Tätigkeit als (Gesellschafter-) Geschäftsführer der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Da diese Einordnung von vielen verschiedenen Faktoren abhängig ist (z.B. Höhe der Beteiligung an der GmbH, Sperrminorität bei bestimmten Beteiligungsverhältnissen, etc.), empfehlen wir ein sog. Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund durchzuführen, um eine Rechts- und Planungssicherheit zu erlangen.

Gewinnrücklage / Gewinnvortrag

Sofern der Gewinn nicht ausgeschüttet werden soll, kann auch eine Gewinnrücklage gebildet werden. Diese Rücklage kann sich positiv auf geplante Kreditaufnahmen bei der Bank auswirken, da die GmbH um entsprechendes Eigenkapital verfügt. Es ist jedoch zu beachten, dass sich solche Gewinnrücklagen nicht ohne weiteren Beschluss auflösen lassen, um u.U. erzielte Verluste in Folgejahren auszugleichen.

In diesem Fall würde sich als alternative der Gewinnvortrag anbieten, der so eine flexiblere Variante zu der Gewinnrücklage darstellt.

Umsatzsteuer

Neben den o.a. Steuerarten können ggf. Lieferungen und Leistungen Ihrer GmbH auch der Umsatzsteuer unterliegen. Sofern Sie auch Eingangsleistungen beziehen, können Sie aus diesen die Vorsteuer geltend machen, sodass sich Ihre Umsatzsteuerbelastung entsprechend vermindert.

Diese Ausgangs – sowie Eingangsleistungen werden in einer sog. Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt, sodass sich ein entsprechender Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag ergibt. Einmal im Jahr sind Sie verpflichtet eine sog. Umsatzsteuerjahreserklärung zu erstellen.

Registrierung der GmbH beim Finanzamt

Wie bereits im Themenpunkt Gründung der GmbH dargelegt, muss Ihre neu gegründete GmbH anhand eines Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt angemeldet werden. Dies ist wichtig, um eine Steuernummer vom Finanzamt sowie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID-Nummer) vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt zu bekommen.

Gerade zu Beginn Ihrer Tätigkeit, in denen Sie beginnen erste Rechnungen zu schreiben brauchen Sie die Steuernummer bzw. UST-ID-Nummer, um eine ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen zu können.

Zudem müssen in diesem Fragebogen u.a. Angaben zu dem voraussichtlichen Umsatz und Gewinn Ihrer GmbH gemacht werden, sodass das Finanzamt ggf. schon Vorauszahlungen auf zukünftige Gewinne festsetzen kann.

Wir als Kanzleiteam von Klinkenberg & Kloubert legen daher großen auf Wert auf eine enge und schnelle Abstimmung mit Ihnen, um die erforderlichen Dokumente schnell an das Finanzamt versenden zu können, um Ihnen Ihren Start in das Geschäftsleben zu angenehm und abgesichert wie möglich zu gestalten.

Vor – und Nachteile einer GmbH

Die GmbH ist eine der beliebtesten Rechtsformen in Deutschland. Ob diese Rechtsform auch zu Ihrem Start-Up / Unternehmen passt, werden wir gerne in einem persönlichen Gespräch zusammen entwickeln. Dennoch wollen wir Ihnen schon einen ersten Überblick über die prägnantesten Vor- und Nachteile einer GmbH sowohl in allgemeiner als auch in steuerlicher Hinsicht geben.

Rechtliche / tatsächliche Vorteile einer GmbH

Beschränkte Haftung: Wie bereits erläutert haften die Gesellschafter ausschließlich mit dem Gesellschaftsvermögen und nicht mit dem Privatvermögen.
Gründung einer GmbH auch mit nur einer Person möglich.
Hoher Gestaltungsspielraum beim Gesellschaftsvertrag.
Bestellung eines Fremdgeschäftsführers ohne Gesellschaftsanteile möglich.
Bei zukünftig geplantem Exit ist ein einfacher Verkauf der Gesellschafteranteile möglich.
Hohes Ansehen im allgemeinen Geschäftsverkehr durch die Kapitalaufbringung und Eintragung im Handelsregister.

Rechtliche / tatsächliche Nachteile einer GmbH

Durchbrechung des Trennungsprinzips (Trennung Privatmögen und Gesellschaftsvermögen) durch sog. Durchgriffshaftung möglich, sodass dann doch wieder mit Privatvermögen gehaftet wird. (z.B. bei verspätete Insolvenzanmeldung durch den Geschäftsführer möglich)
Hohe Gebühren (für Beauftragung Notar, Eintragung Handelsregister) sowie Folgekosten für Gebühren bei z.B. einem Gesellschafterwechsel.
Hohe Gründungskosten von 25.000€ bzw. 12.500€. Bei Einzahlung von 12.500€ zusätzliche private Haftung in Höhe der noch ausstehenden Einlage.
Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses sowie Hinterlegung bzw. Veröffentlich beim Bundesanzeiger (siehe hierzu auch in unserem FAQ Bereich unter Jahresabschluss)
Bei einer Sacheinlage muss ein Gutachten über das eingelegte Wirtschaftsgut erstellt werden.

Steuerliche Vorteile einer GmbH

Thesaurierungsmöglichkeit von erzielten Gewinnen in der GmbH, sodass diese nur der Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer (insg. rund 33%) statt der individuellen Einkommensteuer (bis zu 42%) unterliegen (sog. Geldspeichertheorie).
Ansatz von Personalkosten (z.B. Geschäftsführergehalt) als Betriebsausgaben.

Steuerliche Nachteile einer GmbH

Sofern Gewinne ausgeschüttet werden oder ein Geschäftsführer-Gehalt gezahlt wird, unterliegt – das schon versteuerte Geld – wiederum der Kapitalertragsteuer bzw. Lohnsteuer.
Gewerbesteuerpflicht kraft Rechtsform (Ausnahme vermögenverwaltende GmbH).

Wir freuen uns, wenn Sie einen unverbindlichen und kostenfreien Kennenlerntermin in unserer Kanzlei vereinbaren!

Fazit

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel einen groben Überblick über die „Welt der GmbH“ verschaffen konnten. Gerne können wir die ggf. aufkommenden Fragen hinsichtlich einer möglichen Gründung einer GmbH für Ihr geplantes Unternehmen in einem persönlichen Beratungsgespräch in unserer Kanzlei klären.

Wir als Kanzleiteam von Klinkenberg & Kloubert stehen Ihnen in Ihrer Gründungsphase und auch danach als zuverlässiger Partner zur Seite, sodass Sie sorgenfrei und ohne nachträgliche böse Überraschungen in Ihren Traum der Selbstständigkeit starten können.