Thema des Monats Dezember 2024 – Meldepflicht für elektronische Kassen, Taxameter und Wegstreckenzähler

Beginn der Mitteilungsverpflichtung zum 1.1.2025

Übersicht

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wurde § 146a der Abgabenordnung (AO) eingeführt, wonach ab dem 1. Januar 2020 die Pflicht besteht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des Gesetzes und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen hat.
Das Gesetz sah weiterhin vor, dass die Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu melden seien.

Mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6. November 2019 wurde das gesamte Verfahren wieder ausgesetzt, da es nicht möglich war, das Projekt in der Kürze der Zeit umzusetzen. Insbesondere die elektronischen Meldungen an die Finanzverwaltung waren technisch nicht möglich.

Mehr als acht Jahre nach der Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen kommt zum 1.1.2025 die digitale Meldepflicht.

Ziel der Mitteilungspflicht ist es, der Finanzbehörde die Anzahl und die Arten der genutzten elektronischen Kassensysteme mitzuteilen. Die Finanzbehörde verschafft sich dadurch einen Überblick über die im Unternehmen zur Verfügung stehenden elektronischen Aufzeichnungssysteme.

Meldepflichtige Systeme

Die Meldepflicht gilt für Steuerpflichtige, die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Registrierkassen und elektronische Kassensysteme
• Softwarebasierte Aufzeichnungssysteme für Kassenvorgänge (App-Lösungen für Tablets oder Smartphones sowie Branchensoftware mit Kassenfunktion oder Kassenmodul, z.B. bei Arztpraxen oder Hotels)
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Meldewege

Für die Meldung können (nach aktuellem Stand: 20.08.2024) drei Übertragungswege genutzt werden:

• Direkteingabe durch den Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular (elster.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“
• Upload einer XML-Datei (zum Beispiel erstellt mithilfe des eAS oder der Kassensoftware) in MEIN ELSTER
• Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).

Welche Lösung hier für Sie die richtige ist, sollten Sie mit Ihrem Systempartner klären.

Sofern Sie das ELSTER-Formular nutzen möchten, können wir Ihnen bei der Übermittlung der Daten gerne behilflich sein.

Sprechen Sie uns hierzu bitte an.

Nach dem Gesetz zu meldende Daten

Das Gesetz schreibt vor, das folgende Daten nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme gemeldet werden müssen:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE)
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS)
5. Anzahl der verwendeten eAS
6. Seriennummer des verwendeten eAS
7. Datum der Anschaffung des verwendeten eAS
8. Datum der Außerbetriebnahme des eAS

Meldezeitpunkt und Übergangsregelungen

Grundsätzlich muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach „Anschaffung“ (=Besitzübernahme) oder „Außerbetriebnahme“ erfolgen.
Zu Beginn der Einführung der Meldepflicht gelten folgende Übergangsregelungen:

Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31.07.2025 zu melden.

Ab dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die nach dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen werden.

Sollte die Außerbetriebnahme vor dem 1.7.2025 erfolgt sein und zuvor wurde keine Anmeldung des elektronischen Aufzeichnungssystems vorgenommen, kann die Meldung der Außerbetriebnahme ausnahmsweise unterbleiben.

Welche Ereignisse lösen eine Meldepflicht aus?

Folgende Ereignisse im Unternehmen lösen eine Meldung bzw. eine erneute Meldung aus (beispielhafte Aufzählung):

• Eine Betriebsstätte wird initial angemeldet.
• Eine Betriebstätte wird abgemeldet.
• Ein Kassensystem wird von Betriebsstätte A nach Betriebsstätte B umgesetzt.
• Es werden zertifizierte technische Sicherheitseinreichungen (zTSE) ausgetauscht.
• Ein Kassenhändler stellt eine Leihkasse zur Verfügung.
• Eine Kasse wird repariert.
• In der Betriebsstätte wird eine Leih-TSE eingesetzt.

Weitere wichtige Informationen

Was ist unter „Art der TSE“ zu verstehen?
Diese Angabe setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der TSE zusammen.

Betriebsstätten im Meldeverfahren
Sollte ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten unterhalten, hat die Abgabe der Meldung getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen.

Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
Die Anzahl der insgesamt eingesetzten Kassensysteme je Betriebsstätte ist zu übermitteln. Dabei muss jedes einzelne verwendete Kassensystem in jeder Mitteilung zu den jeweiligen Betriebsstätten aufgeführt sein.
Sollte es sich um ein Verbundsystem handeln, in dem mehrere Kassen über eine TSE verbunden sind, ist jedes einzelne Kassensystem dem Finanzamt mitzuteilen.

Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Seriennummer Ihres Kassensystems ist herstellerabhängig und hat keine Verbindung zur Seriennummer der TSE oder der Zertifizierungs-ID. Diese Seriennummer muss das jeweilige Kassensystem eindeutig identifizierbar machen. Diese Angabe sollten Sie bei Ihrem Systemanbieter erfragen.

Leasing- oder Leihgeräte
Bei Leasing- oder Leihgeräten tritt an Stelle des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns, der Beginn des Leihvertrags bzw. der Beginn der Zurverfügungstellung.

Bei kurzfristigen Leihgeräten gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing oder Miete.

Geräte die nicht eingesetzt werden
Der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist ausreichend, dass eine Meldung vorzunehmen ist. Es spielt keine Rolle, ob das Gerät tatsächlich im Einsatz ist.

Außerbetriebnahme, Untergang, Abhandenkommen
Zu melden ist auch die Außerbetriebnahme eines Aufzeichnungssystems. Unter dem Begriff „Außerbetriebnahme“ fallen auch der Untergang oder das Abhandenkommen des Kassensystems.

Konsequenzen einer Nichtmeldung
Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen stellt die Nichtabgabe bzw. die Falschabgabe einer Mitteilung keine Ordnungswidrigkeit dar. Wir gehen aber davon aus, dass dieser „Gesetzesfehler“ kurzfristig noch geändert werden wird.

Fazit

Die Mitteilungspflicht wird zum 1.1.2025 kommen.

Es ist bereits jetzt ratsam, mit dem Sammeln der benötigten Informationen und Daten zu beginnen, damit diese bei erfolgreicher Einrichtung des elektronischen Meldewegs, möglichst bald übermittelt werden können.

Insbesondere müssen die Seriennummern der TSE und des Kassensystems bei Ihrem Kassenanbieter erfragt werden. Oftmals sind diese Angaben direkt in den Systemeinstellungen Ihres Kassensystems einsehbar und kopierbar.

Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir gerne zu Ihrer Verfügung.

Ihr Team

Klinkenberg & Kloubert