Thema des Monats Januar 2025 – Bewirtungsbeleg – darauf müssen Sie achten

Wenn Sie aus geschäftlichem Anlass Geschäftspartner oder Kunden zu einem Essen einladen, können 70 % der nachgewiesenen, angemessenen Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Die Vorsteuer wird vom Finanzamt vollständig erstattet, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg ist dafür erforderlich.

Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Beispiel für eine korrekte Rechnung:

Die Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein sowie bei Rechnungen mit einem Bruttobetrag über 250,- Euro folgende Angaben enthalten

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg:

(1)   Vollständiger Name und vollständige Anschrift der Gaststätte. Der Rechnungsempfänger ist von dem leistenden Gastwirt einzutragen
(2)   Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. (USt-IdNr.) des Gastwirts
(3)   fortlaufende Rechnungs-Nr., die nur einmalig vergeben wird
(4)   Rechnungs- und Leistungsdatum. Für den Betriebsausgabenabzug muss auch der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
(5)   Aufschlüsselung und einzelne Bezeichnung von Speisen und Getränken (Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht; Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind dagegen nicht zu beanstanden)
(6)   Angabe von Preis (mit Mehrwertsteuersatz) der einzelnen Gerichte und Getränke (Gesamtbetrag allein nicht ausreichend)
(7)   Ausweis des Nettobetrags, des anzuwendenden Steuersatzes und des auf diesen Betrag entfallenden Umsatzsteuerbetrags
(8)   TSE-Daten (verpflichtend für Belege ab dem 01.01.2023)

Hinweis:

Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.

Folgende Angaben sind auf dem Beleg oder einem gesonderten Blatt, das mit der Bewirtungsrechnung zusammengeheftet werden muss, handschriftlich zu ergänzen:

(9)  Namentliche Nennung aller Teilnehmer der Bewirtung; der bewirtende Steuerpflichtige selbst muss auch angegeben werden
(10) Möglichst genaue Bezeichnung des Grundes, Angabe „Geschäftsessen“, „Infogespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ genügt nicht. Die Angaben müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen
(11) Ort und Datum der Bewirtung ergeben sich i. d. R. bereits aus dem Gaststättenbeleg
(12) Unterschrift bitte nicht vergessen!

Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € inkl. MwSt.):
Eine Rechnung gilt als Kleinbetragsrechnung, wenn der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht überschreitet. Für diese Rechnungen gelten vereinfachte Anforderungen, die mindestens folgende Angaben umfassen müssen:

Erforderliche Angaben:
(1)   Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Gastwirts
(4)   Rechnungs- und Leistungsdatum. Für den Betriebsausgabenabzug muss der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend
(5)   Aufschlüsselung und einzelne Bezeichnung von Speisen und Getränken (Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht; Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind dagegen nicht zu beanstanden)
(6)   Angabe der Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (Gesamtbetrag allein nicht ausreichend)
(7)   Angabe des Bruttobetrags sowie des Steuersatzes sind ausreichend
(8)   TSE-Daten (verpflichtend für Belege ab dem 01.01.2023)

Folgende Angaben sind auf dem Beleg oder einem gesonderten Blatt, das mit der Bewirtungsrechnung zusammengeheftet werden muss, handschriftlich zu ergänzen:

(9)   Namentliche Nennung aller Teilnehmer der Bewirtung; der bewirtende Steuerpflichtige selbst muss auch angegeben werden
(10) Möglichst genaue Bezeichnung des Grundes, Angabe „Geschäftsessen“, „Infogespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ genügt nicht. Die Angaben müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen
(11) Ort und Datum der Bewirtung ergeben sich i.d.R. bereits aus dem Gaststättenbeleg
(12) Unterschrift bitte nicht vergessen!

Folgende Angaben können unterbleiben:
(1)   Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
(2)   Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. des Gastwirts
(3)   fortlaufende Rechnungs-Nr.

Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir gerne zu Ihrer Verfügung.

Ihr Team

Klinkenberg & Kloubert