Thema des Monats März 2023 – Ab auf die Reisen

Seit dem letzten Jahr dürfen wir uns wieder unbeschränkt fortbewegen, auch im Rahmen der beruflichen Tätigkeit. In der aktuellen Ausgabe des Themas des Monats nehmen wir Sie auf die Reise der Abzugsfähigkeit der reisebegleitenden Kosten oder der Erstattungsfähigkeit des Arbeitgebers.

Im Rahmen der beruflichen Fortbewegung finden hauptsächlich Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte statt. Eine Auswärtstätigkeit liegt wiederum dann vor, wenn die Arbeitsleistung außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte erbracht wird.

Tätigkeitsstätte

Tätigkeitsstätte ist zunächst eine von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung. Eine Wohnung bzw. ein Homeoffice kann damit nie erste Tätigkeitsstätte sein. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind ebenfalls keine Tätigkeitsstätten.

Der Arbeitnehmer kann pro Arbeitsverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Es ist auch denkbar, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat, sondern vielmehr nur auswärtige Tätigkeitsstätten vorhanden sind.

Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer wiederum dauerhaft arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber arbeitsvertraglich bestimmt. Fehlt es hingegen an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.

Wird der Arbeitnehmer an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig, muss bestimmt werden, ob und wenn ja wo der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Dies erfolgt in einer Zwei-Stufen-Prüfung entweder durch den Arbeitgeber oder durch die Heranziehung der oben genannten quantitativen Zuordnungskriterien.

Fahrtkosten

Eine steuerfreie Erstattung der dem Arbeitnehmer entstandenen Fahrtkosten ist möglich, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit gegeben ist, also für Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten, Wohnung des Arbeitnehmers und Ort der Auswärtstätigkeit, erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte, auswärtiger Unterkunft und auswärtiger Tätigkeitsstätte und Wohnung des Arbeitnehmers oder erster Tätigkeitsstätte und der Unterkunft am Ort der Auswärtstätigkeit, wenn der Arbeitnehmer auswärts übernachtet.

Wenn ein individueller Kilometersatz zugrunde gelegt werden soll, müssen die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die beruflichen Fahrten sowie die Jahresfahrleistung aufgezeichnet werden.

Aus Vereinfachungsgründen können anstelle eines individuellen Kilometersatzes auch Pauschalen angesetzt werden.

Die Pauschalen betragen im Jahr 2023 0,30 Euro/km für Pkw und 0,20 Euro/km für Motorrad, Motorroller und Moped (die erhöhten Pauschalen für die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte finden hierbei keine Anwendung).

Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die Kosten dafür steuerfrei erstattet werden. Wenn eine Bahncard gekauft wurde und dadurch insgesamt geringere Fahrtkosten entstehen, können die Kosten der BahnCard auch steuerfrei erstattet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Verpflegungsmehraufwandspauschalen steuerfrei erstattet werden.

Es gelten folgende Pauschalen bei Abwesenheitszeit von der ersten Tätigkeitsstätte bzw. Wohnung

Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger: 0,00 Euro; Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden: 14,00 Euro

Mehrtägige Reise: Anreisetag ohne Mindestabwesenheitszeit: 14,00 Euro und Abreisetag ohne Mindestabwesenheitszeit: 14,00 Euro; 24 Stunden: 28,00 Euro

Für die Berufskraftfahrer können für Tage, an denen Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden, noch zusätzlich 8,00 Euro angesetzt werden.

Bei einer längerfristigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte kann ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Verpflegungsmehraufwandspauschalen nur in den ersten drei Monaten ab Beginn der Tätigkeit erfolgen.

Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, führt dies zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund für die Unterbrechung ist unbeachtlich.

TIPP: Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern die verdoppelte Pauschale erstatten, wenn er diesen Betrag pauschal mit 25% versteuert (SV-frei).

Mahlzeitengestellung durch Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2023: 2,00 Euro pro Frühstück, 3,80 Euro pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro (brutto) nicht übersteigt.

Jedoch unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn (mit dem amtlichen Sachbezugswert) insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwandspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen: für das Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %, der für eine 24-stündige Abwesenheit geltenden Tagespauschale. Für Auswärtstätigkeiten im Inland entspricht dies einer Kürzung der jeweiligen Verpflegungsmehraufwandspauschale.

Unterkunftskosten

Unterkunftskosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind als Werbungskosten nur mit den tatsächlichen Kosten abzugsfähig.

Die Pauschbeträge von 20,00 Euro für jede Übernachtung sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar.

Aus Vereinfachungsgründen lässt es die Finanzverwaltung zu, dass für jede Übernachtung im Inland der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20,00 Euro steuerfrei erstatten kann.

Im Umkehrschluss können die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die entstandenen Übernachtungskosten durch eine Rechnung nachgewiesen werden.

Wird der Arbeitnehmer im Inland längerfristig im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte tätig, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, ist die steuerfreie Erstattungsmöglichkeit zeitlich begrenzt. Danach können nach Ablauf von 48 Monaten Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000,00 Euro im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gleiche gilt für Hotelübernachtungen.

Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens 6 Monate unterbrochen, führt dies zu einem Neubeginn des 48-Monats-Zeitraums. Es kommt nicht darauf an, aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird. In Frage kommen z. B. Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, Krankheit und dergleichen.

Doppelte Haushaltsführung

Eine doppelte Haushaltsführung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand (= Lebensmittelpunkt) unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Eine doppelte Haushaltsführung kann nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie beruflich veranlasst ist.

Dies ist immer dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer eine Zweitwohnung oder -unterkunft am neuen Beschäftigungsort bezieht anlässlich einer unbefristeten Versetzung, anlässlich eines Arbeitgeberwechsels, anlässlich der erstmaligen Begründung eines Arbeitsverhältnisses.

Auch muss das Beziehen einer Zweitwohnung bzw. -unterkunft am Ort der ersten Tätigkeitsstätte aus beruflichen Gründen erforderlich sein.

Schließlich muss der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhalten und daneben am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen. Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.

Der Arbeitgeber kann bei doppelter Haushaltsführung die Kosten einer Zweitwohnung oder einer Unterkunft am Ort der 1. Tätigkeitsstätte dem Arbeitnehmer bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro im Monat steuerfrei erstatten.

Als notwendige Mehraufwendungen neben den Unterkunftskosten wegen einer doppelten Haushaltsführung kommen folgende Positionen in Betracht: Fahrtkosten aus Anlass des Wohnungswechsels zu Beginn oder am Ende der doppelten Haushaltsführung sowie für wöchentliche Heimfahrten an den Ort des eigenen Hausstands oder Aufwendungen für wöchentliche Familien-Ferngespräche, Verpflegungsmehraufwendungen, und Umzugskosten.

Arbeitszimmer

Und wenn die Reise im Arbeitszimmer endet…

Die Aufwendungen für ein häusliches Zimmer sind ab 01.01.2023 nur noch dann abziehbar, wenn dort der Mittelpunkt der gesamten und beruflichen Betätigung liegt und auch dann, wenn für die betriebliche oder berufliche Betätigung neben dem häuslichen Arbeitszimmer ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Anstelle des Abzugs der tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer ist ab 2023 ein pauschaler Abzug in Höhe von 1.260,00 Euro p.a. möglich. Bei dieser Jahrespauschale handelt es sich um einen personenbezogenen Betrag, der für jeden vollen Monat, in dem das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, um ein Zwölftel zu mindern ist.

Liegen die Voraussetzungen für den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht im gesamten Jahr vor und wird die Jahrespauschale daher gekürzt, kann ggf. für diesen Kürzungszeitraum die neue Tagespauschale von 6,00 Euro zu gewähren sein.

In allen anderen Fällen kann ab 01.01.2023 für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung eine Tagespauschale von 6,00 Euro, höchstens 1.260,00 Euro im Kalenderjahr abgezogen werden.

Grundsätzlich darf bei der Nutzung der Homeoffice Pauschale die erste Tätigkeitsstätte nicht aufgesucht werden.  Steht jedoch hierfür dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Tagespauschale selbst dann zulässig, wenn die Tätigkeit am gleichen Kalendertag auch auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird.

Der Abzug der Tagespauschale ist hingegen nicht zulässig, soweit für die Homeoffice-Wohnung Unterkunftskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung abgezogen werden können.

Nicht von der Homeoffice-Pauschale abgegolten werden weiterhin die Aufwendungen für Arbeitsmittel.

Der Abzug der Tagespauschale von 6,00 Euro ist personenbezogen. Nutzen daher mehrere Nutzungsberechtigte eine gemeinsame Wohnung zur Einkunftserzielung, kann jede Person die Tagespauschale abziehen.

Für weitere Einzelheiten und Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei einem möglichen Einspruchsverfahren.

Ihr Kanzleiteam

Klinkenberg & Kloubert

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Thematik haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.