Thema des Monats November 2020 – Steuerliche Behandlung von Geschenken an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde

Da wir nun mit großen Schritten der (Vor-)Weihnachtszeit entgegensteuern und Sie sich eventuell schon einige Gedanken um Geschenke an Ihre Mitarbeiter und Geschäftsfreunde gemacht haben, möchten wir Sie hierfür auf alle steuerlichen Besonderheiten und Fallstricke hinweisen.

Der Hauptgedanke für Geschenke an Ihre Mitarbeiter sowie Geschäftsfreunde steht natürlich im Zeichen einer zwischenmenschlichen Geste, jedoch sollten Sie auch aus diesen Zuwendungen das steuerliche optimalste Ergebnis für sich erzielen.

Wir gehen in unserem Thema des Monats daher sowohl auf Geschenke an Ihre Mitarbeiter als auch an Ihre Geschäftsfreunde ein, da es hierbei in steuerlicher Hinsicht einige Unterschiede zu beachten gibt.

Geschenke an Mitarbeiter

Es gibt viele Anlässe, um Mitarbeitern ein Geschenk als Anerkennung für Ihre geleistete Arbeit zukommen zu lassen.

Da dieses Geschenk dem Mitarbeiter aufgrund eines bestehenden Arbeitsverhältnisses gewährt wurde, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Lohnsteuerrecht bietet jedoch bei Sachgeschenken zahlreiche Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass reine Geldgeschenke stets in vollem Umfang steuerpflichtig sind.

Eine Ausnahme hiervon bilden die sog. Streuwerbeartikel (z.B. Kugelschreiber) bis zu einem Wert von 10€ (Netto), da diese nicht besteuert werden.

44€-Grenze

Sofern Sie an Ihre Mitarbeiter Geschenke verteilen, kommt hierfür die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44€ (Brutto) in Betracht. Das bedeutet, dass Sie bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen können. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern ggf. schon weitere Sachleistungen (z.B. Mitgliedschaft Fitnessstudio) zur Verfügung stellen, ist die 44€-Grenze dann schon (ggf. anteilig) aufgebraucht.

Da vor allem in letzter Zeit die Thematik der Nutzung von Gutscheinen mit Geldbeträgen deutlich an Fahrt aufgenommen hat, möchten wir Ihnen auch hierzu einen kurzen Überblick geben. Denn vor allem Gutscheine sind für viele Mitarbeiter ein attraktives Geschenk.

Die Anwendung der 44€-Grenze ist dem Grunde nach auch weiterhin für Gutscheine mit einem Geldbetrag möglich. Dies inkludiert auch die sogenannten Geldkarten, welche die Möglichkeit anbieten, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen. Dabei muss aber darauf geachtet werden, dass diese Karten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein.

Jubiläumszuwendungen

Neben der Weihnachtszeit werden vor allem bei Jubiläen Geschenke an den Mitarbeiter gewährt. Diese Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich eines Arbeitnehmer- oder Geschäftsjubiläums sind dem Grunde nach voll steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Aufmerksamkeiten bis zu einem Betrag von 60€ (Brutto) können jedoch steuerfrei überlassen werden. Diese Grenze gilt aber nur bei besonderen persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers wie zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten oder die Geburt eines Kindes. Weihnachten oder das Betriebsjubiläum fallen allerdings nicht darunter.

Pauschalbesteuerung

Für Geschenke, für die die 44€-Grenze oder die Besonderheiten der Jubiläumszuwendungen nicht greifen, besteht die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme von 30% durch den Arbeitgeber nach §37b(2) EStG.

Durch diese Pauschalsteuer ist die steuerliche Erfassung des geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer abgegolten. Die Zuwendungen sind jedoch weiterhin sozialversicherungspflichtig.

Zudem ist zu beachten, dass das Wahlrecht zur Pauschalbesteuerung für die jeweilige Gruppe (hier Arbeitnehmer) einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden muss. Dies hat auch der Bundesfinanzhof nochmals bestätigt (siehe Urteil vom 15.06.2016 – VI R 54/15).

Besonderheit: Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Da wir alle hoffen, dass auch trotz der sich verschärfenden Corona-Pandemie Weihnachtsfeiern in diesem Jahr möglich sind, ist dies auch unter steuerlichen Gesichtspunkten bedeutsam. Denn häufig werden die o.a. Geschenke an die Arbeitnehmer im Rahmen der Weihnachtsfeier übergeben.

Für diese Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110€ (Brutto) für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Dieser Betrag gilt demnach auch für die bei dieser Feier überreichten Geschenke, sodass diese in die Berechnung mit einzubeziehen sind. Sofern der Freibetrag überschritten wird, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Das Geschenk muss jedoch im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Dies ist nur dann der Fall, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht.

Sofern der Freibetrag überschritten ist, kann der dann anzunehmende steuerpflichtige Arbeitslohn mit 25% pauschal besteuert werden.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Hierbei ist zu unterscheiden, ob die Sachzuwendungen unentgeltlich sind oder ob es sich um eine Vergütung für die Dienstleistungen der Arbeitnehmer handelt. Bei Geschenken zur Weihnachtszeit handelt es sich i.d.R. um unentgeltliche Zuwendungen ohne Gegenleistung. Diese sind dem Grunde nach steuerbar.

Der Unternehmer hat aus der Anschaffung dieser Geschenke keinen Vorsteuerabzug, sofern diese bereits in der Absicht erworben werden, diese zur privaten Verwendung an Arbeitnehmer zu verschenken. Korrespondierend zum nicht erfolgten Vorsteuerabzug hat auch keine Erfassung einer unentgeltlichen Wertabgabe zu erfolgen.

Keine steuerbaren Umsätze sind Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind (siehe Abschnitt 1.8 Umsatzsteueranwendungserlass):

• Aufmerksamkeiten (z.B. gelegentliche Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40€ (Brutto)B. Blumen, Genussmittel oder ein Buch), die die Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.
• Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, sind insbesondere z.B. betriebliche Fort- und Weiterbildungsleistungen, Überlassung von Arbeitsmitteln zu beruflichen Nutzung etc.).
  
  

Geschenke an Geschäftsfreunde

Neben den Mitarbeitern werden auch häufig Geschenke an Geschäftsfreunde verteilt, um die Kundenbindung und die Beziehung zu den Geschäftspartnern zu stärken.

Da es sich um eine betriebliche Veranlassung handelt sind die Ausgaben für die Geschenke dem Grunde nach Betriebsausgaben. Hierbei gilt es jedoch ebenfalls einiges zu beachten.

35€-Grenze

Die Geschenke dürfen nur als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35€ nicht übersteigen. Für vorsteuerabzugsberechtige Unternehmen handelt es sich um einen Nettowert, wohingegen bei nicht vorsteuerabzugsberechtigen Unternehmen von einem Bruttowert ausgegangen wird.

Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag, sodass bei einem Geschenk von z.B. 36€ dieses insgesamt nach §4(5) Nr.1 EStG nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden kann.

Eine weitere Falle besteht darin, dass bei der Ermittlung dieser Grenze neben den Geschenkaufwendungen an den Geschäftsfreund auch die Aufwendungen an dessen nahestehenden Personen (z.B. die Ehefrau) mit einzubeziehen sind, sofern diese nicht selber dort angestellt sind.

Aufzeichnungspflicht §4(7) EStG

Die Geschenke müssen einzeln und gesondert von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Dadurch soll die Prüfung der Abziehbarkeiten von Aufwendungen nach §4(5) EStG erleichtert werden.

Aufzeichnen bedeutet in diesem Fall, dass die Aufwendungen schriftlich festgehalten und auf einem besonderen Konto gebucht werden.

Pauschalbesteuerung

Wie auch bei Geschenken an Arbeitnehmern gibt es für den Unternehmer die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme von 30% nach §37b(1) EStG.

Durch diese Steuerübernahme muss das Geschenk nicht beim Beschenkten mit dem gemeinen Wert als Betriebseinnahme angesetzt werden, sofern es sich um einen Unternehmer handelt. Die Zuwendungen sind zudem sozialversicherungsfrei.

Auch hier besteht die Verpflichtung der einheitlichen Ausübung des Wahlrechts zur Pauschbesteuerung (siehe oben Geschenke an Mitarbeiter – Pauschbesteuerung). Zudem müssen die sog. Streuwerbeartikel (z.B. Kugelschreiber) bis zu einem Wert von 10€ (Netto) nicht pauschal besteuert werden.

Es ist auch zu beachten, dass die Möglichkeit bzw. Notwendigkeit der Pauschalversteuerung nicht für Geschenke gilt, die an ausländische Geschäftsfreunde getätigt werden.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Hierbei ist zu beachten, ob es sich nach der ertragsteuerlichen Definition um abzugsfähige oder nicht abzugsfähige Betriebsausgaben handelt.

Sofern die o.a. Grenze von 35€ nicht überschritten ist, kann die Vorsteuer aus der Anschaffung des Geschenkes geltend gemacht werden. Sollte diese Grenze jedoch überschritten sein, gilt das Vorsteuerabzugsverbot nach §15(1a) UStG.

Maßgeblich für den Vorsteuerabzug ist die tatsächliche Verwendung bzw. die Verwendungsabsicht bei Leistungsbezug. Dies kann in der Praxis mitunter zu einigen Schwierigkeiten führen.

Wurden zum Beispiel Geschenke im einzelnen Wert von 50€ mit der Absicht gekauft diese an Geschäftsfreunde zu verschenken, gilt zu diesem Zeitpunkt das Vorsteuerabzugsverbot. Wird ein Geschenk jedoch später z.B. für eigene unternehmerische Zwecke genutzt, wäre hieraus der Vorsteuerabzug zulässig.

Genau andersherum verhält es sich, wenn Sie z.B. im Januar Geschenke für jeweils 25€ für Geschäftsfreunde erwerben. Da Sie nicht wissen, ob Sie noch zukünftig weitere Geschenke erwerben, ist hieraus zunächst der Vorsteuerabzug zulässig. Sofern Sie im November weitere Geschenke für jeweils 15€ erwerben, haben Sie mit diesem Erwerb die Freigrenze von 35€ überschritten, mit der Folge dass aus dem Erwerb insgesamt kein Vorsteuerabzug zulässig. Ist.

Für diese Fälle zugunsten wie zuungunsten hat eine Korrektur des Vorsteuerabzugs nach §17(2) Nr.5 UStG zu erfolgen.

Fazit

Wie Sie sich schon vielleicht beim Durchlesen dieses Artikels innerlich gewundert haben, ist die steuerliche Beurteilung von etwas so banal anmutendem wie einem Geschenk durchaus komplexer als angenommen. Umso wichtiger ist es, dass wir Sie für sämtliche steuerlichen Folgen der verschiedenen Fallkonstellationen mit den verschiedenen Grenzen (35€, 44€, 60€ und 110€) sensibilisieren.

So können wir gemeinsam bei einer vielleicht anstehenden Anschaffung von Geschenken Gestaltungsüberlegungen anstellen, damit Sie mit diesen Geschenken nicht nur Ihren Mitmenschen, sondern auch Ihnen selbst (aus steuerlicher Sicht) etwas Gutes tun.

Ihr Kanzleiteam
Klinkenberg & Kloubert

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