Thema des Monats November 2024 – Steuerliche Behandlung von Geschenken an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde

Da wir nun mit großen Schritten der (Vor-)Weihnachtszeit entgegensteuern und Sie sich eventuell schon einige Gedanken um Geschenke an Ihre Mitarbeiter und Geschäftsfreunde gemacht haben, möchten wir Sie hierfür auf alle steuerlichen Besonderheiten und Fallstricke hinweisen.

Der Hauptgedanke für Geschenke an Ihre Mitarbeiter sowie Geschäftsfreunde steht natürlich im Zeichen einer zwischenmenschlichen Geste, jedoch sollten Sie auch aus diesen Zuwendungen das steuerliche optimalste Ergebnis für sich erzielen.

Wir gehen in unserem Thema des Monats daher sowohl auf Geschenke an Ihre Mitarbeiter als auch an Ihre Geschäftsfreunde ein, da es hierbei in steuerlicher Hinsicht einige Unterschiede zu beachten gibt.

Geschenke an Mitarbeiter

Es gibt viele Anlässe, um Mitarbeitern ein Geschenk als Anerkennung für Ihre geleistete Arbeit zukommen zu lassen.

Da dieses Geschenk dem Mitarbeiter aufgrund eines bestehenden Arbeitsverhältnisses gewährt wurde, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Lohnsteuerrecht bietet jedoch bei Sachgeschenken zahlreiche Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass reine Geldgeschenke stets in vollem Umfang steuerpflichtig sind.

Eine Ausnahme hiervon bilden die sog. Streuwerbeartikel (z.B. Kugelschreiber) bis zu einem Wert von 10 Euro (Nettowert bei Vorsteuerabzugsberechtigung), da diese nicht besteuert werden.

50 Euro-Grenze

Sofern Sie an Ihre Mitarbeiter Geschenke verteilen, kommt hierfür die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (brutto) in Betracht. Das bedeutet, dass Sie bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen können. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern ggf. schon weitere Sachleistungen (z.B. Mitgliedschaft Fitnessstudio) zur Verfügung stellen, ist die 50 Euro-Grenze dann schon (ggf. anteilig) aufgebraucht.

Da vor allem in letzter Zeit die Thematik der Nutzung von Gutscheinen mit Geldbeträgen deutlich an Fahrt aufgenommen hat, möchten wir Ihnen auch hierzu einen kurzen Überblick geben. Denn vor allem Gutscheine sind für viele Mitarbeiter ein attraktives Geschenk.

Grundsätzlich begünstigt sind nach wie vor Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Allerdings ist eine Verwendungsmöglichkeit im unbaren Zahlungsverkehr und/oder eine Auszahlungsmöglichkeit schädlich.

Zusätzlich müssen Gutscheine die Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Es bleiben im Wesentlichen zwei Kategorien für die notwendige Begrenzung der Einlösungsmöglichkeiten:

Gutscheine für limitierte Netze (§ 2 (1) Nr. 10 Buchst. a ZAG): Dazu gehören Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.

Gutscheine für eine limitierte Produktpalette (§ 2 (1) Nr. 10 Buchst. b ZAG): Beispiele hierfür sind Tankkarten („Alles, was das Auto bewegt“), Gutscheinkarten für Buchläden, Beauty- oder Fitnesskarten sowie Kinokarten.

Gutscheine von Online-Händlern sind nur dann begünstigt, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette berechtigen. Amazon Gutscheine stellen bspw. keine begünstigten Gutscheine dar und sind immer steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Wichtig: Gutscheine und Geldkarten fallen nur dann unter die Sachbezugsfreigrenze, wenn sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (§ 8 (2) Satz 11 EStG). Nebenkosten und Gebühren die im Zusammenhang mit dem Erwerb des Gutscheines entstehen, werden nicht berücksichtigt. Eine Entgeltumwandlung ist hierbei ausgeschlossen.

Geschenke an Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass

Neben der Weihnachtszeit werden vor allem bei persönlichen Anlässen Geschenke an den Mitarbeiter gewährt. Diese Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich eines persönlichen Anlasses sind dem Grunde nach voll steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Aufmerksamkeiten bis zu einem Betrag von 60 Euro (brutto) können jedoch steuerfrei überlassen werden. Diese Grenze gilt aber nur bei besonderen persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers wie zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten, Arbeitnehmerjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Weihnachten fällt allerdings nicht darunter. Bei Überschreitung des Betrages von 60 Euro wird der Gesamtbetrag des Geschenkes steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig.

Es besteht, genau wie bei Betriebsveranstaltungen, die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Steuer und Sozialversicherung für den Arbeitnehmer übernimmt, sodass dieser nicht durch die Zuwendungen finanziell belastet wird.

Grundsätzlich können Aufmerksamkeiten auch im Rahmen von Gutscheinen oder Gutscheinkarten gewährt werden. Hier gelten ebenfalls die o.g. Regelungen.

Pauschalbesteuerung

Für Geschenke, für die die 50 Euro-Grenze oder die Besonderheiten des persönlichen Anlasses nicht greifen, besteht die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme von 30% durch den Arbeitgeber nach §37b (2) EStG. Durch diese Pauschalsteuer ist die steuerliche Erfassung des geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer abgegolten.

Die Zuwendungen sind jedoch weiterhin sozialversicherungspflichtig. Dies ist zwingend zu beachten und entsprechend durchzuführen. Die Handhabung von lohnsteuerlich pauschalierten Zuwendungen an Mitarbeiter ist in der jüngsten Vergangenheit zunehmend Gegenstand der Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung gewesen und wird lückenlos geprüft und im Falle fehlender Verbeitragung werden diese nicht nur nachgefordert, sondern der Verstoß sanktioniert.

Wird im Rahmen einer späteren Sozialversicherungsprüfung festgestellt, dass lohnsteuerpflichtige Zuwendungen an Arbeitnehmer nicht ermittelt und/oder pauschaliert wurden, wird seit geraumer Zeit eine automatische Meldung an den Zoll erstellt.

In Falle der Zuwendungen um Arbeitnehmer handelt es sich um einen Verstoß über die (Nicht-) Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Es kann z.B. zu einem Ermittlungsverfahren wegen des Verdachtes des Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt gegen den Arbeitgeber/ gesetzlichen Vertreter kommen. Dies kann mit einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft werden.

Wir möchten Sie daher bitten, zusammen mit den laufenden Unterlagen zur Finanzbuchhaltung des Monats Dezember alle Geschenkelisten des abgelaufenen Jahres zur Verfügung zu stellen.

Besonderheit: Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Häufig werden die o.a. Geschenke an die Arbeitnehmer im Rahmen der Weihnachtsfeier übergeben. Für diese Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro (Brutto) für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter. Dieser Betrag gilt demnach auch für die bei dieser Feier überreichten Geschenke, sodass diese in die Berechnung mit einzubeziehen sind. Sofern der Freibetrag überschritten wird, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Das Geschenk muss jedoch im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Dies ist nur dann der Fall, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht.

Sofern der Freibetrag überschritten ist, kann der dann anzunehmende steuerpflichtige Arbeitslohn mit 25% (Betriebsveranstaltung inkl. Geschenke) pauschal besteuert werden. Zusätzlich entfällt für die Aufwendungen der Betriebsveranstaltung und Geschenke die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, sofern die 110 Euro-Grenze des Mitarbeiters überschritten wurde.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Neben den Mitarbeitern werden auch häufig Geschenke an Geschäftsfreunde verteilt, um die Kundenbindung und die Beziehung zu den Geschäftspartnern zu stärken.

Da es sich um eine betriebliche Veranlassung handelt sind die Ausgaben für die Geschenke dem Grunde nach Betriebsausgaben. Hierbei gilt es jedoch ebenfalls einiges zu beachten.

50 Euro-Grenze

Die Geschenke dürfen nur als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt je Empfänger 50 Euro nicht übersteigen.

Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag, sodass bei einem Geschenk von z.B. 51 Euro dieses insgesamt nach §4 (5) Nr.1 EStG nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden kann. Erhält ein Geschäftsfreund innerhalb eines Kalenderjahres mehrere Geschenke, wird der Wert der einzelnen Geschenke zusammengerechnet.

Zu beachten ist außerdem, dass bei der Ermittlung dieser Grenze neben den Geschenkaufwendungen an den Geschäftsfreund auch die Aufwendungen an dessen nahestehenden Personen (z.B. die Ehefrau) mit einzubeziehen sind, sofern diese nicht selber dort angestellt sind.

Sind Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die 50-Euro-Grenze eine Nettogrenze, ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (z.B. bei Kleinunternehmern) handelt es sich demgegenüber um eine Bruttogrenze.

Geschenke anlässlich persönlichen Ereignisses

Aufwendungen an Geschäftspartner sind als Betriebsausgaben abziehbar, wenn es sich um Aufmerksamkeiten bis 60 Euro (brutto) handelt, die anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse zugewendet werden (z.B. Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit) etc. Dieser Betrag kann je Anlass dem Geschäftspartner zugewendet werden.

Aufzeichnungspflicht § 4 (7) EStG

Die Geschenke müssen einzeln und gesondert von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Dadurch soll die Prüfung der Abziehbarkeiten von Aufwendungen nach § 4 (5) EStG erleichtert werden.

Aufzeichnen bedeutet in diesem Fall, dass die Aufwendungen schriftlich festgehalten und auf einem besonderen Konto gebucht werden.

Pauschalbesteuerung

Wie auch bei Geschenken an Arbeitnehmern gibt es für den Unternehmer die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme von 30% nach §37b (1) EStG.

Durch diese Steuerübernahme muss das Geschenk nicht beim Beschenkten mit dem gemeinen Wert als Betriebseinnahme angesetzt werden, sofern es sich um einen Unternehmer handelt. Die Zuwendungen sind zudem sozialversicherungsfrei.

Auch hier besteht die Verpflichtung der einheitlichen Ausübung des Wahlrechts zur Pauschbesteuerung. Zudem müssen die sog. Streuwerbeartikel (z.B. Kugelschreiber) bis zu einem Wert von 10 Euro (Netto) nicht pauschal besteuert werden.

Es ist auch zu beachten, dass die Notwendigkeit der Pauschalversteuerung nicht für Geschenke gilt, die an ausländische Geschäftsfreunde getätigt werden oder aus einem persönlichen Anlass zugewendet werden. Wir empfehlen daher eine „Geschenkeliste“ für die beschenkten Personen mit Angaben zur Ansässigkeit und ggf. Anlass zu führen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Für die umsatzsteuerliche Behandlung ist maßgebend, ob es sich nach der ertragsteuerlichen Definition um abzugsfähige oder nicht abzugsfähige Betriebsausgaben handelt.

Sofern die o.a. Grenze von 50 Euro nicht überschritten ist, kann die Vorsteuer aus der Anschaffung des Geschenkes geltend gemacht werden. Sollte diese Grenze jedoch überschritten sein, gilt das Vorsteuerabzugsverbot nach §15 (1a) UStG.

Maßgeblich für den Vorsteuerabzug ist die tatsächliche Verwendung bzw. die Verwendungsabsicht bei Leistungsbezug. Dies kann in der Praxis mitunter zu einigen Schwierigkeiten führen.

Wurden zum Beispiel Geschenke im einzelnen Wert von mehr als 50 Euro mit der Absicht gekauft, diese an Geschäftsfreunde zu verschenken, gilt zu diesem Zeitpunkt das Vorsteuerabzugsverbot. Wird ein Geschenk jedoch später z.B. für eigene unternehmerische Zwecke genutzt, wäre hieraus der Vorsteuerabzug zulässig.

Genau andersherum verhält es sich, wenn z.B. im Januar Geschenke für jeweils 25 Euro für Geschäftsfreunde erworben werden. Da nicht bekannt ist, ob zukünftig weitere Geschenke dieselben Geschäftsfreunde erworben werden, ist hieraus zunächst der Vorsteuerabzug zulässig. Sofern bspw. im November weitere Geschenke für jeweils 30 Euro erworben werden, die denselben Empfängern zugewendet werden sollen, wird hierdurch ggf. die Freigrenze von 50 Euro bei einigen Personen in dem Jahr überschritten. Dies hat zur Folge, dass aus dem Erwerb kein Vorsteuerabzug zulässig ist.

Für diese Fälle zugunsten wie zuungunsten hat eine Korrektur des Vorsteuerabzugs nach §17 (2) Nr.5 UStG zu erfolgen.

Fazit

Wie Sie sich schon vielleicht beim Durchlesen dieses Artikels innerlich gewundert haben, ist die steuerliche Beurteilung von etwas so banal Anmutendem wie einem Geschenk durchaus komplexer als angenommen. Umso wichtiger ist es, dass wir Sie für sämtliche steuerlichen Folgen der verschiedenen Fallkonstellationen mit den verschiedenen Grenzen (10 Euro, 50 Euro, 60 Euro und 110 Euro) sensibilisieren.

So können wir gemeinsam bei einer vielleicht anstehenden Anschaffung von Geschenken Gestaltungsüberlegungen anstellen, damit Sie mit diesen Geschenken nicht nur Ihren Mitmenschen, sondern auch Ihnen selbst (aus steuerlicher Sicht) etwas Gutes tun.

Falls Sie Rückfragen zu diesem Thema haben hilft Ihnen Ihr Lohnsachbearbeiter in Einzelfällen gerne weiter.

Ihr Team
Klinkenberg & Kloubert