Thema des Monats September 2026 – Elektronische Entgeltunterlagen

Elektronische Entgeltunterlagen werden ab 01.01.2027 verpflichtend

Zum 01.01.2027 endet die bisherige Übergangsregelung zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen. Arbeitgeber können dann grundsätzlich nicht mehr von der Pflicht befreit werden, sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch vorzuhalten.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Bereits heute werden im Rahmen der Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) zahlreiche abrechnungsrelevante Daten elektronisch bereitgestellt. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Dabei werden die für die Prüfung erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung sowie gegebenenfalls ergänzende Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2027 ergänzt diese bereits bestehenden digitalen Prüfungsverfahren.

Unternehmen müssen künftig sicherstellen, dass die erforderlichen Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und in elektronischer Form verfügbar sind, damit sie im Rahmen einer Betriebsprüfung zeitnah vorgelegt werden können.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Zu den elektronisch aufzubewahrenden Unterlagen gehören insbesondere:

• Arbeitszeitnachweise,
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen,
• Nachweise zur Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung,
• Erklärungen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
• Unterlagen zu geringfügig Beschäftigten,
• Nachweise zur Staatsangehörigkeit oder zum Aufenthaltsstatus,
• Bescheinigungen und Unterlagen bei Entsendungen ins Ausland sowie
• weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise.

Wichtig ist: Die Verpflichtung betrifft nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst, sondern vor allem die Unterlagen, auf deren Grundlage die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und Abrechnung erfolgt.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Auch wenn die laufende Lohnabrechnung durch unsere Kanzlei erstellt wird, bleibt die rechtliche Verantwortung für die vollständige und ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen grundsätzlich beim Arbeitgeber.

Werden die erforderlichen Nachweise weiterhin in Papierform erhalten, müssen diese in ein elektronisches Format überführt werden. Die Unterlagen müssen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und während einer Betriebsprüfung unverzüglich zugänglich sein.

Eine reine Ablage in E-Mail-Postfächern oder auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern erfüllt diese Anforderungen regelmäßig nicht. Die Unterlagen müssen strukturiert abgelegt sowie den jeweiligen Arbeitnehmern und Abrechnungszeiträumen eindeutig zugeordnet werden können.

Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei

Für die praktische Umsetzung müssen die Zuständigkeiten zwischen Arbeitgeber und Steuerberatungskanzlei eindeutig geregelt werden:

Welche Unterlagen werden vom Arbeitgeber digital bereitgestellt?

Der Arbeitgeber stellt sämtliche sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen in digitaler Form zur Verfügung, insbesondere Arbeitszeitnachweise, Krankenkassenbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Unterlagen für geringfügig Beschäftigte, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse sowie weitere für die Lohnabrechnung erforderliche Nachweise. Papierunterlagen sind vor der Übermittlung vollständig und lesbar zu digitalisieren.

Über welchen Übermittlungsweg erfolgt die Bereitstellung?

Die Übermittlung sollte ausschließlich über einen vereinbarten digitalen und datenschutzkonformen Übermittlungsweg erfolgen, beispielsweise über DATEV Unternehmen online bzw. DATEV Personal. Die Übersendung per unverschlüsselter E-Mail oder die Ablage in einzelnen E-Mail-Postfächern sollte vermieden werden.

Wer übernimmt die strukturierte Ablage und Zuordnung?

Für die Ablage, Zuordnung und Bereitstellung der Unterlagen sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich.

Sie müssen sicherstellen, dass die Unterlagen dem jeweiligen Arbeitnehmer sowie dem zutreffenden Abrechnungszeitraum eindeutig zugeordnet werden können.

Wer kontrolliert Vollständigkeit und Lesbarkeit?

Die Verantwortung für die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen verbleibt beim Arbeitgeber. Die Kanzlei kann lediglich die eingegangenen Unterlagen auf offensichtliche Unvollständigkeiten oder technische Mängel prüfen. Eine inhaltliche Vollständigkeitsprüfung aller personalrelevanten Vorgänge ist nicht möglich.

Wer stellt die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung bereit?

Rechtlich bleibt der Arbeitgeber Auskunfts- und Nachweispflichtiger gegenüber der Deutschen Rentenversicherung. Soweit die Unterlagen für die Kanzlei z.B. in der von Ihnen geführten digitalen Personal Akte in DATEV einsehbar sind und eine entsprechende Beauftragung vorliegt, unterstützen wir selbstverständlich gerne bei der Bereitstellung der Unterlagen und der Begleitung von Betriebsprüfungen. Die Gesamtverantwortung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Digitale Lösungen mit DATEV

Für einen rechtssicheren und effizienten digitalen Lohnprozess bietet DATEV bereits geeignete Lösungen an:

DATEV Personal

Mit DATEV Personal können Personalunterlagen und Lohndaten digital zwischen Arbeitgeber und Kanzlei ausgetauscht werden. Über die Plattform lassen sich beispielsweise Arbeitszeitnachweise, Personalfragebögen sowie Änderungen von Mitarbeiterdaten elektronisch übermitteln.

Die DATEV Gebühren hierfür belaufen sich aktuell auf netto 0,40 Euro pro abgerechnetem Arbeitnehmer und Monat.

Voraussetzung ist die Nutzung von DATEV Unternehmen online.

DATEV Arbeitnehmer online

DATEV Arbeitnehmer online ermöglicht die digitale Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen sowie Sozialversicherungsnachweisen an Arbeitnehmer. Dieses System ersetzt jedoch nicht die erforderliche elektronische Archivierung der zugrunde liegenden Entgeltunterlagen.

Die DATEV Gebühren hierfür belaufen sich aktuell auf netto 0,15 Euro pro freigeschaltetem Arbeitnehmer und Monat.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen, die Umstellung bereits im Laufe des Jahres 2026 abzuschließen.

Ab dem 01.01.2027 sollten sämtliche sozialversicherungsrechtlich relevanten Entgeltunterlagen ausschließlich digital eingereicht und archiviert werden. Papierunterlagen sind vollständig und lesbar zu digitalisieren.

Für unsere Lohnmandate empfehlen wir die Nutzung von DATEV Unternehmen online mit DATEV Personal, um die gesetzlich geforderten Prozesse möglichst einfach und revisionssicher abzubilden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung der erforderlichen Prozesse und bei der Festlegung der organisatorischen Zuständigkeiten.

Ihr Kanzleiteam

Klinkenberg Kloubert Kartaun