Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH

Gehen Sie mit uns den nächsten Schritt.

Viele Menschen träumen lange von ihrer eigenen Selbstständigkeit. Sobald der Entschluss gefasst wurde, möchten sie umgehend mit der Arbeit beginnen, um das eigene Unternehmen schnellstmöglich voran zu bringen. So gut der Ehrgeiz auch ist: Diese Vorgehensweise birgt Risiken und Probleme. Schließlich muss der Start in die unternehmerische Selbstständigkeit rechtlich und steuerlich genau geplant werden, damit Sie als Unternehmer bestmögliche Erfolge erzielen können. Somit kann es unter Umständen dazu kommen, dass Sie schon mit Ihrer Idee und Ihrem Unternehmen gestartet sind, sich aber keinerlei Gedanken z.B. über die für Sie richtige Unternehmensform gemacht haben.

Vor allem in den Anfangsjahren einer unternehmerischen Tätigkeit wird oftmals die Rechtsform eines Einzelunternehmens gewählt und ausgeübt. Sofern Sie Fragen zur Gründung eines Einzelunternehmens haben, verweisen wir auf einen weiteren Artikel auf unserer Homepage, welcher sich genau mit dieser Thematik beschäftigt (Existenzgründung von Einzelunternehmen). Diese Rechtsform bedeutet zunächst den geringsten administrativen Aufwand und ist vor allem für die Anfangszeit eines Unternehmens unter Umständen die richtige Rechtsform.

Sobald Ihr Unternehmen jedoch Umsatz und Gewinn deutlich steigert, das Betriebsvermögen insgesamt steigt und Sie ggf. mit einem gestiegenen Haftungsrisiko konfrontiert sind, sollten Sie in jedem Fall über einen Formwechsel nachdenken. Wägen Sie hier sorgfältig ab, ob nicht eine andere Rechtsform für Ihr Unternehmen geeigneter wäre – sprich, Sie die Einzelunternehmung in eine Kapitalgesellschaft umwandeln sollten. Unter Berücksichtigung von steuerlichen, rechtlichen sowie reputativen Aspekten bietet sich hier vorrangig die GmbH als Unternehmensform aufgrund ihrer Haftungsbegrenzung gemäß GmbHG an. Denn: So einfach die Gründung eines Einzelunternehmens abläuft, so gravierend sind vor allem die Haftungsfolgen und damit die Risiken für den Unternehmer. Schließlich haftet dieser ebenso wie die Gesellschafter von Personengesellschaften ohne Beschränkung mit seinem gesamten Privatvermögen für Verbindlichkeiten des Unternehmens. Darüber hinaus spielen auch mögliche Steuervorteile eine wesentliche Rolle bei der Überlegung, ein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln.

Häufig wird ein Rechtsformwechsel auch dann relevant, wenn es um die Unternehmensnachfolge geht. Als Einzelunternehmer können Sie lediglich einzelne Unternehmensteile an mögliche Nachkommen übertragen. Wird vorher der Formwechsel zur GmbH vollzogen, lassen sich einzelne Teile des Betriebs weitergeben. So können Sie Ihr Unternehmen beispielsweise an mehrere Nachfolger übergeben oder die Unternehmensnachfolge Stück für Stück regeln.

Gerne beraten wir Sie zunächst im Vorfeld einer möglichen Unternehmensumwandlung in Hinblick auf die für Sie optimale Rechtsformwahl und daraus resultierenden Steuervorteilen (Vergleichsberechnung, Steuerbelastung Einzelunternehmen vs. GmbH) durch die Umstrukturierung.

Im folgenden Artikel veranschaulichen wir Ihnen, wie ein bestehendes Einzelunternehmen – wenn möglich steuerneutral (siehe weiteres hierzu unter umwandlungssteuerrechtlichen Besonderheiten nach UmwStG) – in eine GmbH umgewandelt werden kann. Dabei gehen wir insbesondere auf die zivilrechtlichen sowie steuerrechtlichen Fallstricke und Besonderheiten einer solchen Unternehmensumwandlung ein.

Wahl der Umwandlungsmethode

Hinsichtlich der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH bestehen mehrere zivilrechtliche bzw. umwandlungsrechtliche Möglichkeiten. Es ist zu beachten, dass jede Umwandlungsmethode mit Vor- und Nachteilen für Sie verbunden ist. Dabei sollte Ihr konkreter Sachverhalt in den Vordergrund rücken, sodass wir in enger Zusammenarbeit mit Ihnen den für Sie besten Weg des Rechtsformwechsels ermitteln.

Einbringung in eine GmbH durch Sachgründung / Sachkapitalerhöhung

Bei dieser Methode der Einbringung handelt es sich um eine rein zivilrechtliche Methode der Unternehmensumwandlung. Für die weitere Vorgehensweise muss zunächst analysiert werden, ob bereits eine neu gegründete GmbH als Zielgesellschaft existiert oder ob diese im Rahmen der Umwandlung erst entstehen soll.

a) Umwandlung in eine bereits bestehende GmbH

Der laufende Betrieb des bisherigen Einzelunternehmens wird im Rahmen einer notariell zu beurkundenden Sachkapitalerhöhung in die bestehende GmbH eingebracht.

Vorgehensweise:

Sie beschließen in der bereits von Ihnen gegründeten GmbH eine Kapitalerhöhung, für welche als „Gegenleistung“ das bisherige Einzelunternehmen eingebracht wird. Das im Handelsregister eingetragene Stammkapital der GmbH (i.d.R. 25.000€) wird dann um z.B. 1.000€ erhöht. Da das eingebrachte Einzelunternehmen i.d.R. mehr wert als die beschlossene Kapitalerhöhung ist, kann dieser Mehrwert in einer Kapitalrücklage ausgewiesen werden oder auch ein Gesellschafterdarlehen begründen. Das Registergericht prüft dann den sog. Sachkapitalerhöhungsbericht (u.a. Werthaltigkeitsnachweis der Sacheinlage) und trägt anschließend die Kapitalerhöhung im Handelsregister ein. Mit diesem Rechtsakt ist das Einzelunternehmen vollständig auf die GmbH übergegangen.

b) Rechtsformwechsel in eine noch nicht existierende GmbH

Sofern noch keine GmbH besteht, kann das Einzelunternehmen im Wege einer Sachgründung zur GmbH umgewandelt werden.

Vorgehensweise:

In diesem Fall wird das Einzelunternehmen – statt i.d.R. Bargeld – als Stammkapitaleinlage bei der Gründung einer GmbH geleistet. Auch hier muss ein Sachgründungsbericht gefertigt werden, sodass nach Prüfung die Eintragung beim Handelsregister erfolgen kann. Man spricht bei dieser zivilrechtlichen Umwandlungsmethode von der sog. Einzelrechtsnachfolge.

Diese rein zivilrechtliche Umwandlung hat jedoch zwei wesentliche Nachteile:

hoher administrativer Aufwand, z.B. durch Erstellung des Sachgründungsberichts (Erstellung Werthaltigkeitsnachweise etc.)
Beachtung des Bestimmtheitsgrundsatzes: Jedes einzelne Recht, jede Sache und jede Verbindlichkeit des Einzelunternehmens muss spezifiziert werden. Der Verweis auf den Jahresabschluss ist nicht ausreichend. Somit führt dies bei der Erstellung des Einbringungsvertrags zu einer höheren Komplexität und mithin zu einem höheren Arbeitsaufwand.

Zudem können aufgrund des beschriebenen Bestimmtheitsgrundsatzes die vertraglichen Beziehungen z.B. zu Kunden, Lieferanten, Vermietern etc. nicht automatisch auf die Kapitalgesellschaft übergehen. Es müssen somit alle Vertragspartner zustimmen, um die geplante Unternehmensumwandlung vornehmen zu können.

Ausgliederung auf eine GmbH

Die zweite Möglichkeit eine Umwandlung außerhalb der zivilrechtlichen Umwandlungsmethoden vornehmen zu können, besteht in der umwandungsrechtlichen Methode der Ausgliederung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Methode nur durch einen im Handelsregister eingetragenen Kaufmann (e.K.), auch als Einzelkaufmann bezeichnet, vorgenommen werden kann. Denn das Umwandlungsgesetz (UmwG) akzeptiert nur einen im Handelsregister eingetragenen Unternehmer als übertragenden Rechtsträger. Sollte diese Umwandlungsform für Sie interessant sein, können Sie sich ggf. noch vorher als Kaufmann im Handelsregister eintragen lassen.

Sofern diese Voraussetzung erfüllt ist, würde die Ausgliederung als Unterfall der Spaltung nach §§123 ff UmwG vorgenommen werden. Durch diese Ausgliederung kann der Kaufmann seinen gesamten Betrieb oder Teile des Betriebsvermögens auf eine neu zu gründende oder bereits bestehende GmbH im Wege der sog. Gesamtrechtsnachfolge übertragen. Bei einer noch zu gründenden GmbH bedarf es zusätzlich einer notariell beurkundeten Ausgliederungserklärung. Zudem muss für den Ausgliederungsstichtag (i.d.R. 31.12.) eine Bilanz aufgestellt und auch hier ein Sachgründungsbericht erstellt werden.

Vorteil dieser Umwandlungsmethode:

Das gesamte Vermögen inklusive aller Verbindlichkeiten und Verträge mit Dritten geht kraft Gesetz als Einbringungswert auf die GmbH über. Im Gegensatz zu den beschriebenen zivilrechtlichen Unternehmensumwandlungen ist die Zustimmung der Vertragspartner nicht erforderlich.

Für die Wahl der richtigen Methode zum Rechtsformwechsel gibt es kein grundlegendes Konzept – vielmehr muss Ihr persönlicher Sachverhalt in den Vordergrund rücken, um dann gemeinsam das für Sie beste Ergebnis zu erzielen. So kann unter Umständen die weniger komplexe Einbringung der Ausgliederung vorzuziehen sein, wenn die zustimmungspflichtigen Verbindlichkeiten und Verträge in einem überschaubaren Rahmen liegen.

Da es sich hier dem Grunde nach um eine zivilrechtliche Beratung handelt, empfehlen wir bei einer Umfirmierung stets auch einen Anwalt beziehungsweise Notar einzubeziehen. So können wir unter Einbezug aller Parteien die für Sie beste Vorgehensweise hinsichtlich der Unternehmensumwandlung erzielen. Gerne vermitteln wir Ihnen entsprechende Kontakte und Kooperationen.

Steuerrechtliche Beurteilung

Umwandlungssteuerrechtliche Besonderheiten nach UmwStG.

Die steuerrechtliche Beurteilung der Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH erfolgt unabhängig der o.a. zivilrechtlichen Behandlung nach den Voraussetzungen des Umwandlungssteuergesetzes (§§20 ff. UmwStG.).

Diese sind insbesondere:

Einbringung eines qualifizierten Einbringungsgegenstandes in Form eines Betriebes, eines Teilbetriebes oder eines Mitunternehmeranteils.
Einbringung in eine unbeschränkt steuerpflichtige Kapitalgesellschaft oder eine EU/EWR-Kapitalgesellschaft.
Der Einbringende muss neue Anteile an der aufnehmenden Gesellschaft erhalten. Dies kann wie oben beschrieben im Rahmen einer Sachkapitalerhöhung oder auch im Rahmen einer Barkapitalerhöhung mit einer Übertragungsverpflichtung als Agio erfolgen.

Vor allem bei dem wohl gängigsten Einbringungsgegenstand – dem gesamten Betrieb – müssen insbesondere folgende weitere Voraussetzungen vorliegen:

Es müssen sämtliche funktional wesentlichen Betriebsgrundlagen übertragen werden. Eine bloße Nutzungsüberlassung z.B. Verpachtung eines Grundstücks als wesentliche Betriebsgrundlage ist schädlich.

Das Ziel der Überführung eines Einzelunternehmens in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sollte sein, möglichst keine stillen Reserven aufzudecken d.h. eine steuerneutrale Einbringung zu erlangen. Dies ist nur mit dem sog. Buchwertansatz im Rahmen der Einbringung möglich. U.U. kann auch ein sogenannter Zwischenwertansatz (Wert zwischen dem Buchwert und dem gemeinen Wert) von Vorteil sein, was aber eine Ausnahme sein dürfte.

Um den Buchwertansatz durchführen zu können, sind folgende weitere Voraussetzungen zu beachten:

Die übernommenen Wirtschaftsgüter müssen später bei der übernehmenden Körperschaftsteuer der Besteuerung unterliegen.
Die Passivposten des eingebrachten Unternehmensvermögens dürfen die Aktivposten nicht übersteigen („kein negatives Vermögen“). Sollte trotzdem negatives Vermögen vorhanden sein, bedeutet dies einen sog. erzwungenen Zwischenwertansatz und die teilweise Realisation von stillen Reserven, welche dann der Besteuerung unterliegen.
Das deutsche Besteuerungsrecht an den übertragenen Wirtschaftsgütern darf nicht eingeschränkt werden.
Sonstige Gegenleistungen, die neben den neuen Geschäftsanteilen gewährt werden, dürfen nicht mehr als 25% des Buchwertes des eingebrachten Betriebsvermögens oder maximal 500.000€ betragen.
Es muss ein ausdrücklicher Buchwertantrag gestellt werden.

Neben diesen Voraussetzungen sind noch eine Reihe weiterer umwandlungsrechtliche Besonderheiten (z.B. Ermittlung der Anschaffungskosten des Einbringenden, steuerlicher Rückwirkungszeitraum §20(5) u. (6) UmwStG, Auswirkungen bei der übernehmenden Gesellschaft, jährlich zu stellende Buchwertanträge nach §22(3) UmwStG für 7 Jahren) zu beachten.

Zeitpunkt der Umstrukturierung

Neben den o.a. Besonderheiten und Voraussetzungen muss bei einer angestrebten Unternehmensumwandlung auch immer der zeitliche Aspekt berücksichtigt werden. Denn das UmwStG sieht für eine steuerneutrale Umwandlung bestimmte Fristen vor, welche zwingend einzuhalten sind.

Sofern die Einbringung im Wege einer Sacheinlage und damit verbundenen Neugründung bzw. Einbringung gegen eine Kapitalerhöhung vorgenommen wird, so kann diese Einbringung auf einen Tag zurück bezogen werden, der höchstens acht Monate vor dem Zeitpunkt liegt, an dem das eingebrachte Unternehmensvermögen auf die übernehmende Gesellschaft übergeht.

Da i.d.R. als Stichtag der 31.12. eines Jahres gewählt wird, kann die Umwandlung bis zum 31.08. des Folgejahres erfolgen.

Dasselbe gilt im Rahmen einer Sacheinlage durch Ausgliederung. Denn auf Antrag der übernehmenden Kapitalgesellschaft kann der Einbringungsvorgang auf bis zu acht Monate zurückbezogen werden.

Da aus verwaltungsökonomischen Gründen die Bilanz zum 31.12. als Schlussbilanz dienen soll, muss die Anmeldung der Ausgliederung zum Handelsregister bis spätestens zum 31.08. des Folgejahres erfolgen. Insoweit würden der handelsrechtliche Ausgliederungsstichtag der 01.01. des Folgejahres und der steuerliche Einbringungsstichtag der 31.12. betragen.

Im Rahmen der umfangreichen Gesetzesänderungen aufgrund der Corona-Pandemie ist es nun möglich, rückwirkende Umstrukturierungsmaßnahmen bis zum 31.12. des Folgejahres vornehmen zu können. Diese Verlängerung gilt jedoch nur einmalig für das Jahr 2020.

Auswirkung auf andere Steuerarten

Neben der Auswirkungen auf die Einkommensteuer und ggf. Körperschafsteuer (der übernehmenden GmbH) tangiert die Umwandlung noch weitere Steuerarten.

Umsatzsteuer

Der reine Einbringungsvorgang eines bestehenden Einzelunternehmens in eine GmbH stellt umsatzsteuerlich regelmäßig eine nicht steuerbare Geschäftsveräußerung im Ganzen dar, sodass diese keine weiteren steuerlichen Konsequenzen hat.

Grunderwerbsteuer

Sofern im Besitz des Einzelunternehmens auch inländischer Grundbesitz vorhanden war, stellt sich die Frage, ob die Umwandlung ggf. auch Grunderwerbsteuer auslösen würde.

Dem Grunde nach ist auch eine Einbringung eines Grundstücks ein grunderwerbsteuerpflichtiger Vorgang. Dabei wird der zu ermittelnde Grundbesitzwert des Objektes als Bemessungsgrundlage herangezogen. Ob ggf. eine Steuerbefreiung für Umstrukturierungen innerhalb eines Konzerns nach §6a UmwStG in Betracht kommt, müsste dann gesondert geprüft werden. Weiterhin muss zusammen überlegt werden, ob das Grundstück im Vorfeld ausgegliedert wird.

Fazit

Wie Sie bereits in diesem kurzen Aufsatz erfahren haben, stellt die Entscheidung zur Umfirmierung Ihres Einzelunternehmens in eine GmbH einen Schritt dar, welcher von Anfang an wohl überlegt und genauestens geplant werden muss, um das bestmögliche Ergebnis für Sie zu erzielen. Eine sorgfältig vorbereitete Checkliste dient als Grundlage für den Rechtsformwechsel. Auf dieser Basis werden vorliegende Risiken ermittelt und offen besprochen. Zudem ist gemeinsam der richtige Zeitpunkt der Einbringung sowie der zu wählende Wertansatz zu bestimmen und ein individueller Ausgliederungsplan zu erstellen. Da eine Unternehmensumwandlung viele Rechtsgebiete betrifft, arbeiten wir eng mit Notaren und Anwälten zusammen – für ein möglichst reibungsloses Vorgehen und eine ganzheitliche Lösung.

Wir als Kanzleiteam von Klinkenberg & Kloubert begleiten Sie daher gerne von der ersten Idee bis hin zum vorgenommenen Rechtsformwechsel in eine Kapitalgesellschaft und informieren Sie über sämtliche rechtliche Aspekte gemäß Umwandlungsgesetz (UmwG) und Umwandlungssteuergesetz (UmwStG). So können Sie auch in diesen besonderen Zeiten weiterhin Ihr Unternehmen erfolgreich gestalten.

Wir freuen uns, wenn Sie einen unverbindlichen und kostenfreien Kennenlerntermin in unserer Kanzlei vereinbaren!

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